CEREREA DE
OFERTE
Pași de urmat
1. Identificarea necesităților și a
fondurilor necesare
Mijloc probant:
- Referat de necesitate
- Fila de buget/aprobare obținere
credit
2. Alegerea procedurii de cerere de
oferte:
Mijloc probant:
- Referat de necesitate care conține
estimarea valorii contractului
- Poziție în programul anual al
achizițiilor publice
- Nota justificativă privind aplicarea
procedurii de cerere de oferte
▪ obținerea aprobării de
aplicare a procedurii de cerere de oferte.
Mijloc probant:
- Nota justificativă privind aplicarea
procedurii de cerere de oferte
3. Elaborarea documentației de
atribuire:
▪ elaborarea caietului de
sarcini;
▪ elaborarea clauzelor
contractuale;
▪ stabilirea cerințelor minime
de calificare referitoare la situația economică și financiară sau la
capacitatea tehnică și/sau profesională și elaborarea notei justificative;
▪ stabilirea criteriului de
atribuire și elaborarea notei justificative cu privire la acesta;
▪ finalizarea fișei de date a
achiziției.
Mijloc probant:
- Nota justificativă pentru stabilirea
cerințelor minime de calificare referitoare la situația economică și financiară
sau la capacitatea tehnică și/sau profesională
- Nota justificativă pentru stabilirea
criteriului de atribuire
- Documentația de atribuire aprobată
4. Transmiterea invitației de
participare și a documentației de atribuire
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ |
Mijloc probant:
- Invitațiile de participare
5. Numirea comisiei de evaluare
Mijloc probant:
- Actul administrativ de numire a
comisie de evaluare
- Nota justificativă privind cooptarea
de experți externi, dacă este cazul
6. Perioada de așteptare:
▪ primirea solicitărilor de
clarificări și transmiterea răspunsurilor;
Mijloc probant:
- Adresele privind solicitările de
clarificări înregistrate
- Adresele privind răspunsurile la
solicitările de clarificări
▪ elaborarea ofertelor;
▪ primirea contestațiilor,
dacă este cazul;
Mijloc probant:
- Contestația depusă, cu număr de
înregistrare
- Decizia CNSC sau, după caz,
rezoluția motivată
▪ depunerea ofertelor;
Mijloc probant:
- Lista cu ofertanții, numărul de
înregistrare al ofertelor, data și ora înregistrării
▪ completarea declarațiilor
privind confidențialitatea și conflictul de interese.
Mijloc probant:
- Declarațiile completate de membrii
comisiei de evaluare și de către experții externi cooptați
7. În cazul apariției conflictului de
interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare și se modifică actul
juridic de numire a acesteia.
Mijloc probant:
- Declarațiile completate de membrii
comisiei de evaluare
- Actul juridic modificat de numire a
comisiei de evaluare
8. Desfășurarea ședinței de deschidere:
▪ întocmirea procesului-verbal
de deschidere a ofertelor.
Mijloc probant:
- Procesul-verbal de deschidere a
ofertelor
9. Examinarea și evaluarea ofertelor:
- verificarea condițiilor de:
▪ eligibilitate;
▪ calificare;
▪ corespondența tehnică și
financiară.
- solicitarea de clarificări privind
oferta, dacă este cazul;
- aplicarea criteriului de atribuire;
- stabilirea ofertei câștigătoare;
- elaborarea raportului și aprobarea
acestuia.
Mijloc probant:
- Dacă este cazul, procesul-verbal
intermediar de evaluare
- Raportul de evaluare a ofertelor
10. Transmiterea comunicării privind
rezultatul procedurii de atribuire
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ |
Mijloc probant:
- Comunicările către ofertanți, dacă
au fost invitați să participe mai mulți
11. Perioada de așteptare:
▪ primirea contestațiilor,
dacă este cazul.
Mijloc probant:
- Contestația depusă, cu număr de
înregistrare
- Decizia CNSC sau, după caz,
rezoluția motivată
12. Semnarea contractului
Mijloc probant:
- Contractul semnat, în original
Recomandare: Documentele care
reprezintă mijloace probante ale realizării fiecărui pas al procedurii
constituie file ale dosarului de achiziție publică.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ |