DIALOG COMPETITIV
Paşi de urmat

   1. Identificarea necesităţilor şi a fondurilor ce pot fi disponibilizate

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate

   - Fila de buget/aprobare obţinere credit

   2. Alegerea procedurii de dialog competitiv

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate care conţine estimarea valorii contractului

   - Poziţie în programul anual al achiziţiilor publice

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de dialog competitiv

▪ obţinerea aprobării de aplicare a procedurii prin dialog competitiv.

Mijloc probant:

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de dialog competitiv aprobată

   3. Transmiterea spre publicare a anunţului de intenţie, dacă este cazul

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

   4. Elaborarea documentaţiei de atribuire care conţine documentaţia descriptivă:

▪ elaborarea documentaţiei descriptive;

▪ elaborarea clauzelor contractuale;

▪ stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională şi elaborarea notei justificative;

▪ stabilirea criteriului de atribuire şi elaborarea notei justificative cu privire la acesta;

▪ finalizarea fişei de date a achiziţiei.

Mijloc probant:

   - Nota justificativă pentru stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională

   - Nota justificativă pentru stabilirea criteriului de atribuire

   - Documentaţia de atribuire aprobată

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Nu uitaţi de solicitarea adresată Unităţii pentru Coordonarea şi Verificarea │

│Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, potrivit prevederilor │

│Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2006!  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   5. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare care conţine criteriile de preselecţie a candidaţilor şi numărul minim al candidaţilor ce vor fi preselectaţi

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Numărul minim al candidaţilor ce vor fi preselectaţi nu poate fi mai mic de 3. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

   6. Numirea comisiei de evaluare

Mijloc probant:

   - Actul administrativ de numire a comisiei de evaluare

   - Nota justificativă privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul

   7. Perioada de aşteptare:

▪ primirea solicitărilor de clarificări şi transmiterea răspunsurilor;

Mijloc probant:

   - Adresele privind solicitările de clarificări înregistrate

   - Adresele privind răspunsurile la solicitările de clarificări

▪ primirea contestaţiilor, dacă este cazul;

Mijloc probant:

   - Contestaţia depusă, cu număr de înregistrare

   - Decizia CNSC sau, după caz, rezoluţia motivată

▪ depunerea candidaturilor;

Mijloc probant:

   - Lista cu candidaţii, numărul de înregistrare al candidaturilor, data şi ora înregistrării

▪ completarea declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese de către membrii comisiei de evaluare, inclusiv de către experţii cooptaţi.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi

   8. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică actul juridic de numire a acesteia.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare

   - Actul juridic modificat de numire a comisiei de evaluare

   9. Examinarea candidaturilor:

   - verificarea condiţiilor de:

▪ eligibilitate;

▪ calificare.

   - aplicarea punctajului de preselecţie;

   - solicitarea de clarificări privind candidaturile depuse;

   - preselectarea candidaţilor;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim │

│indicat în anunţul de participare.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Dacă numărul minim al candidaţilor preselectaţi este mai mic decât numărul minim │

│indicat în anunţul de participare, atunci autoritatea contractantă are dreptul: │

│ - fie de a anula procedura; │

│ - fie de a continua procedura numai cu candidaţii preselectaţi, dacă numărul acestora nu │

│ este mai mic de 3. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   - elaborarea raportului intermediar al primei etape a procedurii de atribuire de către comisia de evaluare şi înaintarea acestuia spre aprobare conducătorului unităţii.

Mijloc probant:

   - Raportul privind preselectarea candidaţilor, aprobat

   10. Anunţarea tuturor candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape a procedurii

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Candidaţilor nepreselectaţi li se comunică şi motivele respingerii candidaturii. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Comunicările către candidaţi

   11. Transmiterea invitaţiei de participare şi a documentaţiei de atribuire candidaţilor preselectaţi

Mijloc probant:

   - Invitaţiile de participare către candidaţii preselectaţi

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Dacă documentaţia de atribuire este publicată în SEAP, atunci invitaţia de │

│participare trebuie să cuprindă informaţii privind modul de accesare a documentaţiei │

│respective.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   12. Perioada de aşteptare:

▪ elaborarea soluţiilor;

▪ depunerea soluţiilor.

Mijloc probant:

   - Lista cu cei care depun soluţii, numărul de înregistrare al soluţiilor, data şi ora înregistrării

   13. Derularea discuţiilor cu fiecare candidat în parte:

▪ la sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare consemnează problemele discutate şi aspectele convenite într-un proces-verbal de şedinţă;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! În cadrul documentaţiei descriptive se poate prevedea posibilitatea realizării │

│dialogului în runde succesive cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate. │

│Reducerea succesivă a soluţiilor se realizează numai pe baza factorilor de evaluare care au │

│fost stabiliţi în documentaţia de atribuire.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Se pot organiza una sau mai multe faze intermediare în care participanţii la dialog │

│urmează să prezinte propuneri tehnice sau financiare parţiale. │

│Se anunţă toţi participanţii cu privire la: │

  │ - modalitatea de desfăşurare a fazei intermediare; │

│ - factorii de evaluare; │

│ - modul de aplicare a acestora.  │

│După finalizarea unei faze intermediare comisia de evaluare elaborează un raport şi îl │

│înaintează spre aprobare conducătorului autorităţii. │

│Se informează toţi participanţii cu privire la rezultatul fazei intermediare. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Procese-verbale de şedinţă de la sfârşitul fiecărei întâlniri

   - Rapoartele aprobate privind fazele intermediare, dacă este cazul

   - Comunicările către participanţi privind rezultatul fiecărei faze intermediare

▪ identificarea soluţiei sau soluţiilor viabile;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Dacă nu se poate identifica o soluţie viabilă, procedura se poate anula. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

▪ se declară închisă etapa de dialog.

Mijloc probant:

   - Raportul privind etapa de dialog

   14. Anunţarea participanţilor cu privire la rezultatul etapei de dialog, însoţită de invitaţia de participare la etapa de evaluare a ofertelor finale, care cuprinde şi data limită de depunere a acestora

Mijloc probant:

   - Comunicările privind rezultatul etapei de dialog

   - Invitaţiile de participare la etapa de evaluare a ofertelor

   15. Desfăşurarea şedinţei de deschidere:

▪ întocmirea procesului-verbal de deschidere a ofertelor.

Mijloc probant:

   - Procesul-verbal de deschidere a ofertelor

   16. Examinarea şi evaluarea ofertelor:

▪ verificarea corespondenţei tehnice şi financiare;

▪ solicitarea de clarificări privind oferta, dacă este cazul;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita clarificări, detalieri şi │

│nuanţări ale ofertei finale.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

▪ aplicarea criteriului de atribuire;

▪ stabilirea celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic;

▪ solicitarea reconfirmării unor elemente ale ofertei sau anumitor angajamente asumate ofertantului identificat că a depus cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic;

Mijloc probant:

   - Solicitarea de reconfirmare a anumitor elemente ale ofertei

   - Răspunsul la solicitare

▪ elaborarea raportului şi aprobarea acestuia.

Mijloc probant:

   - Dacă este cazul, procesul-verbal intermediar de evaluare

   - Raportul de evaluare a ofertelor

   17. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanţii a căror │

│ofertă a fost declarată necâştigătoare trebuie să motiveze această decizie şi să indice │

│numele ofertantului câştigător. │

│În cazul ofertelor declarate admisibile comunicarea respectivă trebuie să indice şi │

│caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei câştigătoare faţă de oferta │

│respectivului ofertant. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Comunicările privind rezultatul procedurii

   18. Perioada de aşteptare:

▪ primirea contestaţiilor, dacă este cazul.

Mijloc probant:

   - Contestaţia depusă, cu număr de înregistrare

   - Decizia CNSC sau, după caz, rezoluţia motivată

   19. Semnarea contractului

Mijloc probant:

   - Contractul semnat, în original

   20. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Recomandare: Documentele care reprezintă mijloace probante ale realizării fiecărui pas al │

│procedurii constituie file ale dosarului de achiziţie publică. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Fiecare document trebuie să aibă un număr de înregistrare în ordinea cronologică a │

│întocmirii.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘