NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE
Paşi de urmat

   1. Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate

   - Fila de buget/aprobare obţinere credit

   2. Alegerea procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare:

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate care conţine estimarea valorii contractului

   - Poziţie în programul anual al achiziţiilor publice

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare

▪ obţinerea aprobării de aplicare a procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare.

Mijloc probant:

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de negociere cu publicare prealabilă a unui anunţ de participare aprobată

   3. Transmiterea spre publicare a anunţului de intenţie, dacă este cazul

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

   4. Elaborarea documentaţiei de atribuire care cuprinde documentaţia descriptivă:

▪ elaborarea documentaţiei descriptive;

▪ elaborarea clauzelor contractuale;

▪ stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională şi elaborarea notei justificative;

▪ stabilirea criteriului de atribuire şi elaborarea notei justificative cu privire la acesta;

▪ finalizarea fişei de date a achiziţiei.

Mijloc probant:

   - Notă justificativă pentru stabilirea cerinţelor minime de calificare referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională

   - Notă justificativă pentru stabilirea criteriului de atribuire

   - Documentaţia de atribuire aprobată

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Nu uitaţi de solicitarea adresată Unităţii pentru Coordonarea şi Verificarea │

│Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, potrivit prevederilor │

│Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2006! │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   5. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare care cuprinde criteriile de preselecţie, precum şi numărul minim al candidaţilor ce vor fi preselectaţi

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Numărul minim al candidaţilor ce vor fi preselectaţi nu poate fi mai mic de 3. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

   6. Numirea comisiei de evaluare

Mijloc probant:

   - Actul administrativ de numire a comisiei de evaluare

   - Nota justificativă privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul

   7. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei descriptive

   8. Perioada de aşteptare:

▪ primirea solicitărilor de clarificări şi transmiterea răspunsurilor;

Mijloc probant:

   - Adresele privind solicitările de clarificări înregistrate

   - Adresele privind răspunsurile la solicitările de clarificări

▪ primirea contestaţiilor, dacă este cazul;

Mijloc probant:

   - Contestaţia depusă, cu număr de înregistrare

   - Decizia CNSC sau, după caz, rezoluţia motivată

▪ depunerea candidaturilor;

Mijloc probant:

   - Lista cu candidaţii, numărul de înregistrare al candidaturilor, data şi ora înregistrării

▪ completarea declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese de către membrii comisiei de evaluare, inclusiv de către experţii cooptaţi.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi

   9. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică actul juridic de numire a acesteia.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare

   - Actul juridic modificat de numire a comisiei de evaluare

   10. Examinarea candidaturilor:

   - verificarea condiţiilor de:

▪ eligibilitate;

▪ calificare.

   - aplicarea punctajului de preselecţie;

   - solicitarea de clarificări privind candidaturile depuse;

   - preselectarea candidaţilor.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim │

│indicat în anunţul de participare. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Dacă numărul minim al candidaţilor preselectaţi este mai mic decât numărul minim │

│indicat în anunţul de participare, atunci autoritatea contractantă are dreptul: │

│ - fie de a anula procedura;  │

│ - fie de a continua procedura numai cu candidaţii preselectaţi, dacă numărul acestora nu │

│ este mai mic de 3. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   - elaborarea raportului intermediar al primei etape a procedurii de atribuire de către comisia de evaluare şi înaintarea acestuia spre aprobare conducătorului unităţii.

Mijloc probant:

   - Raportul privind preselectarea candidaţilor, aprobat

   11. Anunţarea tuturor candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape a procedurii

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Candidaţilor nepreselectaţi li se comunică şi motivele respingerii candidaturii. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Raportul privind preselectarea candidaţilor, aprobat

   12. Transmiterea invitaţiei de participare candidaţilor preselectaţi

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Dacă documentaţia de atribuire este publicată în SEAP, atunci invitaţia de │

│participare trebuie să cuprindă informaţii privind modul de accesare a documentaţiei │

│respective. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Invitaţiile de participare către candidaţii preselectaţi

   13. Perioada de aşteptare:

▪ elaborarea ofertei preliminare;

▪ depunerea ofertelor preliminare.

Mijloc probant:

   - Lista cu candidaţii preselectaţi care au depus oferte preliminare, numărul de înregistrare al ofertelor preliminare, data şi ora înregistrării

   14. Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte până când acesta declară sau autoritatea contractantă constată că oferta nu mai poate fi îmbunătăţită substanţial:

▪ la sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare consemnează problemele discutate şi aspectele convenite într-un proces-verbal de şedinţă;

Mijloc probant:

   - Procesele-verbale ale şedinţelor de negociere.

▪ stabilirea întâlnirii finale şi depunerea ofertelor finale.

Mijloc probant:

   - Procesul-verbal al întâlnirii finale

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Recomandare: În vederea asigurării transparenţei procedurii de negociere cu publicare │

│prealabilă a unui anunţ de participare, recomandăm organizarea unei şedinţe de deschidere a │

│ofertelor finale. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   15. Aplicarea factorilor de evaluare a ofertelor:

▪ verificarea corespondenţei tehnice şi financiare;

▪ aplicarea criteriului de atribuire;

▪ stabilirea ofertei câştigătoare;

▪ elaborarea raportului şi aprobarea acestuia.

Mijloc probant:

   - Raportul privind evaluarea ofertelor

   16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanţii a căror │

│ofertă a fost declarată necâştigătoare trebuie să motiveze această decizie şi să indice │

│numele ofertantului câştigător. │

│În cazul ofertelor declarate admisibile comunicarea respectivă trebuie să indice şi │

│caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei câştigătoare faţă de oferta │

│respectivului ofertant. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Comunicările privind rezultatul procedurii

   17. Perioada de aşteptare:

▪ primirea contestaţiilor, dacă este cazul

Mijloc probant:

   - Contestaţia depusă, cu număr de înregistrare

   - Decizia CNSC sau, după caz, rezoluţia motivată

   18. Semnarea contractului

Mijloc probant:

   - Contractul semnat, în original

   19. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Recomandare: Documentele care reprezintă mijloace probante ale realizării fiecărui pas al │

│procedurii constituie file ale dosarului de achiziţie publică. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Fiecare document trebuie să aibă un număr de înregistrare în ordinea cronologică a │

│întocmirii.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘