NEGOCIEREA FĂRĂ PUBLICAREA PREALABILĂ A ANUNŢULUI DE PARTICIPARE
Paşi de urmat

   1. Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate

   - Fila de buget/aprobare obţinere credit

   2. Alegerea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare:

Mijloc probant:

   - Referat de necesitate care conţine estimarea valorii contractului

   - Poziţie în programul anual al achiziţiilor publice

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare

▪ obţinerea aprobării de aplicare a procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a anunţului de participare.

Mijloc probant:

   - Nota justificativă privind aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare aprobată

   3. Elaborarea documentaţiei de atribuire care conţine şi documentaţia descriptivă:

▪ elaborarea documentaţiei descriptive;

▪ elaborarea clauzelor contractuale;

▪ stabilirea criteriului de atribuire şi elaborarea notei justificative cu privire la acesta;

▪ finalizarea fişei de date a achiziţiei.

Mijloc probant:

   - Nota justificativă pentru stabilirea criteriului de atribuire

   - Documentaţia de atribuire aprobată

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Nu uitaţi de solicitarea adresată Unităţii pentru Coordonarea şi Verificarea │

│Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, potrivit prevederilor │

│Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2006! │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

   4. Transmiterea invitaţiei de participare către unul sau mai mulţi operatori economici, precum şi a documentaţiei descriptive

Mijloc probant:

   - Invitaţia/Invitaţiile de participare transmisă/transmise

   5. Numirea comisiei de evaluare

Mijloc probant:

   - Actul administrativ de numire a comisiei de evaluare

   - Nota justificativă privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul

   6. Perioada de aşteptare:

▪ depunerea ofertelor preliminare;

Mijloc probant:

   - Lista cu ofertanţii, numărul de înregistrare al ofertelor preliminare, data şi ora înregistrării

▪ completarea declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese de către membrii comisiei de evaluare, inclusiv de către experţii cooptaţi.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi.

   7. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică actul juridic de numire a acesteia.

Mijloc probant:

   - Declaraţiile completate de membrii comisiei de evaluare

   - Actul juridic modificat de numire a comisiei de evaluare

   8. Examinarea ofertelor preliminare:

▪ verificarea corespondenţei cu documentaţia descriptivă;

▪ la sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare consemnează problemele discutate şi aspectele convenite într-un proces-verbal de şedinţă.

Mijloc probant:

   - Procesele-verbale ale şedinţelor de negociere

   - Stabilirea întâlnirii finale şi depunerea ofertelor finale

După caz:

▪ aplicarea factorilor de evaluare a ofertelor;

▪ stabilirea ofertelor;

▪ elaborarea raportului şi aprobarea acestuia.

Mijloc probant:

   - Procesul-verbal privind oferta finală sau

   - Raportul de evaluare a ofertelor

   9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanţii a căror │

│ofertă a fost declarată necâştigătoare trebuie să motiveze această decizie şi să indice │

│numele ofertantului câştigător.  │

│În cazul ofertelor declarate admisibile comunicarea respectivă trebuie să indice şi │

│caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei câştigătoare faţă de oferta respectivului│

│ofertant.  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Mijloc probant:

   - Comunicările către ofertanţi, dacă au fost invitaţi să participe mai mulţi

   10. Perioada de aşteptare:

▪ primirea contestaţiilor, dacă este cazul.

Mijloc probant:

   - Contestaţia depusă, cu număr de înregistrare

   - Decizia CNSC sau, după caz, rezoluţia motivată

   11. Semnarea contractului

Mijloc probant:

   - Contractul semnat, în original

   12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire

Mijloc probant:

   - Cererea de publicare a anunţului

   - Extras din Monitorul Oficial/SEAP/JOUE cu anunţul publicat

Recomandare: Documentele care reprezintă mijloace probante ale realizării fiecărui pas al procedurii constituie file ale dosarului de achiziţie publică.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Atenţie! Fiecare document trebuie să aibă un număr de înregistrare în ordinea cronologică a │

│întocmirii. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘